Personvern

Innledning
Mepex vil med denne erklæringen belyse hvilke typer personopplysninger vi behandler gjennom vår virksomhet og hvordan vi ivaretar forpliktelser etter Personvernloven og Personvernforordningen. Vi vil kun innhente personopplysninger til formål som er saklig begrunnet, og slettes når de ikke lenger er nødvendig for behandlingen. Vår behandling skal følge Mepex interne rutiner for behandling av personopplysninger. Personvernerklæringen vil bli oppdatert ved behov. Mepex mottar, samler inn, oppbevarer og behandler i hovedsak personopplysninger for følgende kategorier:

• Deltakere i spørreundersøkelser
• Abonnenter på vårt nyhetsbrev
• Jobbsøkere
• Ansatte/innleide ressurser og deres nærmeste pårørende
• Oppgitte referansepersoner

Personer kan be om kopi av alle opplysninger vi oppbevarer om vedkommende. Vedkommende kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. I gitte situasjoner kan vedkommende be oss slette opplysninger om seg selv. Dersom vi behandler opplysninger om person med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har vedkommende rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om seg. Samtykke til behandling av personopplysninger kan når som helst trekkes tilbake, helt eller delvis. Om samtykke trekkes tilbake påvirker ikke dette behandlingen av opplysninger som allerede er gjort. Henvendelser angående Mepex’s behandling av personopplysninger kan rettes til personvernansvarlig Petter Thorbeck petter@mepex.no. Personer kan klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Registrering av opplysninger om brukere av nettsiden

Webanalyse

Vi bruker verktøyet Google Analytics 4 for å analysere bruk av nettsiden vår. Formålet er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker nettsiden, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysninger som samles inn behandles i avidentifisert og aggregert form. Disse kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker. Vi henter inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Cookies

En cookie er en liten tekst-fil som lagres på brukerens PC. Dette gjør vi får å kunne holde orden på hva der skjer under besøket og for vi skal kunne gjenkjenne brukerens PC. En cookie inneholder kun tekst, er ikke et program og inneholder ikke virus. Cookies er nødvendige for å få hjemmesiden til å fungere. Cookies hjelper oss også med å få overblikk over brukerens besøk på hjemmesiden, slik at vi løpende kan optimere og målrette hjemmesiden til brukerens behov og interesser.

Behandling av opplysninger for kommunikasjonsformål

Abonnement på nyhetsbrev

Mepex sender ut nyhetsbrev på e-post til dem som registrerer seg med e-postadresse på vår hjemmeside. E-postadressen brukes kun til å sende ut nyhetsbrev og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant.

Spørreundersøkelser

Mepex sender ut spørreundersøkelser per epost i forbindelse med ulike aktiviteter i prosjektgjennomføringen. Vi benytter kun navn og epostadresse oppgitt i avtale. Når vi sender spørreundersøkelser informerer vi om formålet med undersøkelsen, hvorvidt den er anonym eller ikke, og hvordan personopplysninger behandles. Mepex bruker ikke opplysningene til andre formål enn det som er angitt, og deler ikke opplysningene med andre.

Behandling av opplysninger om ansatte, innleide og jobbsøkere
Mepex behandler opplysninger om ansatte for å administrere arbeidsforhold i hht juridiske forpliktelser og for å kunne tilby og levere gode tjenester. Mepex behandler personopplysninger til rekrutteringsformål for å sikre at vi rekrutterer kvalifiserte medarbeidere. Grunnlaget for behandling av personlige data i en slik prosess er knyttet til nødvendig behandling for å oppfylle en avtale eller for å gjøre tiltak som vedkommende har bedt om før det inngås en avtale.

Opplysninger om ansatte hos eksterne leverandører
Mepex behandler personopplysninger fra samarbeidspartnere og underleverandører som er nødvendig i forbindelse med tilbudsarbeid. Vi behandler også nødvendige opplysninger i saker knyttet til anskaffelsesprosesser på vegne av en oppdragsgiver.

IKT-system og databehandlere
Mepex har en IKT-driftsmodell der vi drifter deler av våre datasystemer selv, mens noe er overlatt til eksterne leverandører. Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne konsulenter. Disse kan behandle personopplysninger på vegne av Mepex. Vi sikrer, gjennom våre databehandleravtaler med eksterne leverandører, at informasjonssikkerhet og personvern ivaretas på en forsvarlig måte og i henhold til krav.